Z pewnością w każdej firmie powstają setki dokumentów, które trzeba odpowiednio przechowywać. Odpowiednie usługi archiwizacyjne to oszczędność czasu i kosztów. Każdy przedsiębiorca ma obowiązek przechowywania dokumentacji, zgodnie z przepisami prawnymi. Jak bezpiecznie archiwizować dokumenty? Co mówią przepisy? O czym warto wiedzieć?
Archiwizacja dokumentów
Archiwizacja dokumentów w firmie musi przebiegać zgodnie z prawem. Ustawa zasadnicza mówi o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach. W tym wypadku wyróżnia się dwa rodzaje kategorii, dotyczące archiwizacji dokumentów:
- Kategoria A – to dokumenty przechowywane wieczyście. Nie można ich niszczyć. Dotyczą np. rejestrów publicznych, akt sądowych, ksiąg ze stanu cywilnego.
- Kategoria B – to dokumenty, które po pewnym czasie muszą zostać zniszczone. Mogą dotyczyć teczek pracowniczych, wyników egzaminów maturalnych, świadectw szkolnych.
W przypadku dokumentacji z literą A sprawa jest prosta, gdyż dokumenty przechowujemy przez nieograniczony czas. Inaczej sprawa wygląda w dokumentach z kategorii B.
Bezpieczne archiwizowanie dokumentów
Nie każda firma ma możliwości i miejsce na to, aby przechowywać dokumenty. W tym wypadku archiwizacja dokumentów może zostać zlecona zewnętrznej firmie. Na uznanie zasługują usługi Destroy. Przyjrzyjmy się temu, jak długo trzeba przechowywać konkretne dokumenty. Przykładowo kategoria B5 wskazuje, że po pięciu latach dokumenty przekazujemy do zniszczenia. Pamiętajmy o tym, że okres jest liczony w pełnym latach, a odliczanie rozpoczynamy od 1 stycznia następnego roku.
Nie bez znaczenia jest oznaczenie BC. To dokumentacja, która po użyciu od razu może zostać zniszczone. Istnieje też określenie BE wraz z liczbą, gdzie liczba wskazuje na ilość lat. Po upływie tego okresu dokumenty przekazane zostają do państwowego archiwum.
Usługi archiwizacyjne to rozwiązanie, z którego korzysta coraz więcej firm. Najważniejsze zalety usług to:
- oszczędność czasu,
- oszczędność kosztów,
- zachowanie bezpieczeństwa,
- zachowanie komfortu,
- fachowe wsparcie,
- szeroki zakres usług,
- dopasowanie do potrzeb firmy.
Dzięki temu archiwizacja dokumentów jest wykonywana w określonym miejscu, gdzie specjaliści czuwają nad bezpieczeństwem materiałów firmowych. W tym wypadku najważniejsze jest zachowanie bezpieczeństwa i postępowanie zgodnie z prawnymi przepisami. Jak widać, istnieje wiele dokumentów, które są przechowywane przez określony czas. Po tym czasie są one niszczone z użyciem specjalistycznego sprzętu – warto powierzyć to zadanie specjalistom.