Jak RODO określa niszczenie dokumentów?
Czy prowadzisz własną działalność gospodarczą i zastanawiasz się nad tym, jak rodo określa niszczenie dokumentów. A może prowadzisz placówkę medyczną? Jak pozbyć się akt zgodnie z prawem? Czym różni się niszczenie dokumentów od dokumentacji medycznej? Kiedy należy zniszczyć dokumenty zgodnie z prawem? O tym podpowiadamy poniżej.
Niszczenie dokumentów, a RODO
Niszczenie dokumentów jest objęte artykułem 2 punktu 4 zgodnie z którym usuwanie dokumentów powinno odbywać się z zachowaniem szczególnego bezpieczeństwa. Przepisy RODO nie określają precyzują tego, w jaki sposób mają zostać usunięte dokumenty zawierające dane osobowe. Jednak wybranie metody powinno uniemożliwiać dalsze przetwarzanie danych.
Kiedy należy zdecydować się na niszczenie dokumentacji?
Pamiętaj o tym, że należy usuwać wszystkie dane w momencie kiedy, ustał interes prawny administratora do ich przetwarzania. Możesz tego dokonać, jeśli będziesz prowadził archiwizację danych. Dzięki niej nie zgubisz się w nadmiarze dokumentów.
Czy lepiej jest wykonać niszczenie dokumentów samodzielnie czy też wynająć do tego specjalistyczną firmę?
Jeśli prowadzisz małą firmę możesz zdecydować się na samodzielne usuwanie dokumentów. Jeżeli jednak masz przedsiębiorstwo zatrudniające pracowników, skorzystaj z firmy, która świadczy profesjonalne usługi w tym zakresie. Decydując się określoną firmę, dowiedz się, czy:
- odbiera dokumenty w dostosowanych pojemnikach
- wystawi certyfikat potwierdzający zniszczenie ich
- powinna także udostępnić możliwość śledzenia procesu niszczenia dokumentów
- sporządzić protokół z jego przebiegu.
Czym różni się niszczenie dokumentacji medycznej od innych dokumentów?
Dokumentacja medyczna powinna być niszczona w taki sam sposób jak inne dokumenty. Najlepiej, aby placówki medyczne skorzystały z usług profesjonalnej firmy. Dlatego, że wykonując to samodzielnie nie otrzymają protokołu ani certyfikatu potwierdzającego zniszczenie ich. Po drugie kupno i umieszczenie niszczarki ma kilka wad. Kupno urządzenia wiąże się z wysokim kosztem oraz zajmuje ono sporo miejsca w placówce medycznej.
O czym warto pamiętać niszcząc dokumentację medyczną?
Praktyką stosowaną przez część placówek medycznych jest informowanie pacjenta o planowanym niszczeniu dokumentów. Niektóre z placówek decydują się na przekazanie oryginalnych dokumentów pacjentowi lub jego przedstawicielowi ustawowemu albo innej, upoważnionej do tego osobie.
Niszczenie dokumentów jest wymagane przez prawo. Warto wynająć do tego firmę, która zajmie się tym, dzięki temu będzie wykonane zgodnie z obowiązującymi przepisami o ochronie danych.